Kupiłeś lub wynająłeś powierzchnię biurową i masz skonfigurowane podstawy. Jesteś gotowy do pracy, prawda? Jeszcze nie! Czy zastanawiałeś się, jaki rodzaj biurek jest najbardziej odpowiedni dla Twojego zespołu? Czy masz rośliny do rozmieszczenia w swojej przestrzeni, a co z oświetleniem? To tylko niektóre z wielu czynników, które należy wziąć pod uwagę podczas organizacji przestrzeni biurowej. Właściwa dystrybucja, a nawet dekorowanie przestrzeni może przynieść wiele korzyści; od poprawy przepływu pracy i atmosfery po zwiększenie produktywności, przyciąganie klientów i rozwijanie kreatywności, co jest szczególnie ważne w agencjach kreatywnych czy marketingowych.
Przejdźmy do rzeczy. Idealne biuro powinno zawierać wyraźnie wyodrębnione obszary:
Indywidualne stacje robocze
Jako właściciel małej firmy możesz nie mieć wystarczająco dużo miejsca, aby zapewnić każdemu pracownikowi własne biuro, ale z drugiej strony kabiny są staromodną koncepcją i nie są najlepszym wyborem w kreatywnym i produktywnym środowisku biurowym. Zamiast kabin wybierz współdzielone biurka z wydzieloną sekcją dla każdej osoby. Na przykład: w trzech długich prostokątnych obszarach roboczych, podzielonych na trzy sekcje, znajdzie się miejsce dla 9 pracowników, którzy będą mieli wystarczająco dużo miejsca na swoje działania. Dodatkowo na każdym stanowisku pracy powinno znaleźć się: miejsce na sprzęt technologiczny, miejsce na archiwizację dokumentów, drugie na rzeczy osobiste oraz kosz na śmieci. Można też pomyśleć o dostarczeniu coraz bardziej popularnych podnoszonych biurek,
Kuchnia:
Twoja kuchnia powinna zapewniać przynajmniej podstawy: ekspres do kawy (i tak, to priorytet!), Dystrybutor wody (unikaj używania plastikowych butelek, aby chronić środowisko), kuchenkę mikrofalową, małą jadalnię, lodówkę i śmieci. Upewnij się, że masz system do regularnego czyszczenia lodówki. Na przykład wszystko, co nie zostanie zabrane do domu pod koniec tygodnia, zostanie wyrzucone w każdy piątek.
Kolejna wskazówka: zapewnij swoim pracownikom kawę lub proste przekąski i postaraj się stworzyć przyjemną atmosferę w kuchni. To zachęci Twoich pracowników do jedzenia w miejscu pracy lub robienia sobie przerw zamiast chodzenia do najbliższego Starbucksa – zaoszczędzą pieniądze, a Ty upewnisz się, że przestrzegają godzin pracy.
Łazienki
Miejmy nadzieję, że Twoja przestrzeń biurowa ma już dobrą łazienkę, która spełnia wszystkie przepisy. Ale jeśli tak nie jest w Twoim przypadku, upewnij się, że łazienki są zgodne ze wszystkimi przepisami. Obejmują one między innymi dużą przestrzeń do obracania się wózka inwalidzkiego, toaletę o szerokości 200 cm, która pomieści wózki inwalidzkie z przodu, poziomą suszarkę do rąk z uchwytem, zlewy i nieusuwalne blaty. Każdy mechanizm, który wymaga użytkownika (krany, pokrętła, zawory itp.) . Powinien być obsługiwany jedną ręką
Stacja kopiująca, faksowa i pocztowa
Oczywiście będziesz potrzebować wyznaczonego miejsca na te czynności, ale także upewnij się, że masz wszystkie niezbędne materiały: zszywki, znaczki, koperty i pudełka o różnych rozmiarach, papier i wszystko inne, czego potrzebujesz nie tylko do drukowania dokumentów, ale także do wysyłania ich pocztą i unikaj udawania się do najbliższego USPS. Przeczytaj ten artykuł o tym, jak oszczędzać na materiałach biurowych .
Obszar społeczny
Ta przestrzeń w Twoim biurze to kącik stworzony z myślą o pracownikach, którzy mogą odpocząć lub zrelaksować się. W razie potrzeby może pełnić funkcję pokoju konferencyjnego lub można go używać do nieformalnych wydarzeń, takich jak happy hours , urodziny pracowników lub inne uroczystości. Postaw na lekki i nieformalny wystrój, aby pracownicy kojarzyli tę przestrzeń z pozytywnymi wydarzeniami.
Spotkanie / sala konferencyjna
Upewnij się, że masz prywatną salę konferencyjną, na której możesz spotkać się z pracownikami w celu oceny ich wyników lub spotkać się z klientami. W każdym przypadku i jeśli to możliwe, obszar ten powinien być oddalony od miejsc pracy. Musi to być całkowicie prywatny i poufny pokój.
Poczekalnia
Jeśli przyjmujesz klientów w swoim biurze, musisz zapewnić im przyjemną i wygodną przestrzeń: powrót do Twojej firmy może być kluczowy. Musisz mieć ekspres do kawy, fotoksiążki, a jeśli zdecydujesz się oferować magazyny, muszą być one aktualne. Ponadto możesz mieć telewizor, który wyświetla popularny program odpowiedni dla wszystkich odbiorców lub po prostu łagodną muzykę w tle.
Inne wskazówki dotyczące projektowania przestrzeni biurowej
Lokalizacja: jeśli Twoje biuro znajduje się we wspólnym budynku, podaj jasne instrukcje i znaki wskazujące, gdzie znajduje się Twoje biuro. Na przykład możesz umieścić znak na drzwiach wejściowych do budynku, a drugi na drzwiach swojego biura, aby klienci mogli Cię łatwo znaleźć.
Bezpieczeństwo – sytuacje awaryjne w miejscu pracy mogą wystąpić w dowolnym momencie. Najlepiej jest przygotować się na najgorszy scenariusz poprzez plan działania. Jeżeli sami nie chcemy przygotować powierzchni, możemy skorzystać z profesjonalnych usług fit out. Należy to dostosować do specyfiki miejsca pracy. Musisz szczegółowo opisać każdy niebezpieczny element wyposażenia w swoim biurze, który może spowodować awarię. A
Sposób zgłaszania pożarów i innych sytuacji awaryjnych.
Procedura ewakuacji.
Drogi ewakuacyjne i awaryjne.
Nazwiska, tytuły, działy i numery telefonów osób spoza Twojej firmy, z którymi można się skontaktować w celu uzyskania dodatkowych informacji lub wyjaśnienia obowiązków w planie awaryjnym.
Procedury dla pracowników dotyczące prowadzenia lub zamykania krytycznych operacji zakładu.
Metody ratownictwa i pomocy medycznej dla wyznaczonych pracowników.
Kolory: jak wspomnieliśmy w artykule Jak zaprojektować i udekorować swoją restaurację , psychologowie wykazali, że kolor ma wpływ na nasz mózg co oznacza, że określone kolory mogą budzić określone emocje. Aby stworzyć dynamiczną i optymistyczną atmosferę, postaw na żółty i pomarańczowy. Aby zachęcić do kreatywności, wybierz gamę bzów, a aby stworzyć spokojną i odprężającą atmosferę, zieloną. Nie zapominaj, że kolory mogą mieć również postać roślin i kwiatów. Jeśli wybierzesz projekt, który zawiera naturalne elementy, użyj dowolnego rodzaju roślin domowych, niezależnie od ich koloru. Pamiętaj, że rośliny promują spokój i zdrowie. W każdym razie zawsze warto skonsultować się z projektantem wnętrz, aby uzyskać poradę, jak najlepiej wykorzystać kolor i wcielić swoje pomysły w życie.
Czystość: Twoje biuro musi spełniać najwyższe standardy higieny i czystości. Najlepszą rzeczą do zrobienia jest zatrudnienie firmy sprzątającej.
Klimatyzacja i ogrzewanie: niezależnie od tego, czy jesteś w ciepłym, czy zimnym klimacie, będziesz potrzebować jednego z nich lub obu, więc pamiętaj, aby uwzględnić te koszty w swoim budżecie. Idealna temperatura sprawi, że każdy w Twoim biurze będzie czuł się komfortowo i nie będzie chciał wychodzić z lokalu, aby zaczerpnąć świeżego powietrza lub się ogrzać.
Oświetlenie: naturalne oświetlenie jest najlepszą opcją w porównaniu z innymi rodzajami oświetlenia elektrycznego. Badania wykazały, że ekspozycja na naturalne światło nie tylko zwiększa satysfakcję pracowników z miejsca pracy, ale także zwiększa produktywność. Jeśli zamierzasz umieścić stałe oświetlenie na suficie, musisz uwzględnić inne rodzaje oświetlenia, ponieważ oświetlenie na suficie nie jest najjaśniejsze. Ponadto cała przestrzeń biurowa powinna być równomiernie oświetlona. W tym miejscu do gry wchodzą różne rodzaje oświetlenia w zależności od rodzaju pomieszczenia i obszaru. Firmy wykonujące fit out w biurze potrafią dobrać odpowiednie oświetlenie.
Małe przestrzenie: aby zmaksymalizować małą przestrzeń biurową, możesz oddzielić każde środowisko za pomocą kolorów, elementów dekoracyjnych i półek. Są świetną alternatywą dla ścian i mogą sprawić, że Twoje biuro będzie wyglądać znacznie nowocześniej. Jeśli to możliwe, zatrudnij młodszego projektanta wnętrz, który może zaoferować Ci plan projektu – młodzi projektanci dopiero rozpoczynający karierę i chcący zbudować dobre portfolio, mogą za niewielką opłatą pomóc w zaplanowaniu przestrzeni biurowej.
Zaprojektowanie spójnej, przyjemnej i produktywnej przestrzeni biurowej niesie ze sobą wiele korzyści, ale przede wszystkim możesz zapewnić pracownikom przestrzeń, w której będą czuli się komfortowo w pracy.